Die Avancis GmbH (nachfolgend: Wir) bietet über das Hinweisgeberportal unter der Domain
https://avancis.hinweisgeber-meldung.net
(nachfolgend: Portal)
und die alternativ dazu benannten Kommunikationskanäle (Telefon, E-Mail, persönliches Gespräch) die Möglichkeit, unserer internen Meldestelle konkrete Anhaltspunkte für Verstöße gegen Verstöße gegen Rechtsvorschriften oder gegen interne Vorschriften (nachfolgend insgesamt: Compliance-Verstöße) zu melden. Hiermit informieren wir Sie gemäß Artikel 13 und Artikel 14 der Europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), welche personenbezogenen Daten von Ihnen wir erheben und wie wir diese verwenden, wenn sie das Portals bzw. die alternativen Kanäle nutzen, um solche Verstöße zu melden. Nachfolgend finden Sie Informationen zu folgenden Punkten:
I. Name und Anschrift des Verantwortlichen
Für die Datenverarbeitung auf dem Portal Verantwortlicher im Sinne der DSGVO und anderer nationaler Datenschutzgesetze sowie sonstiger datenschutzrechtlicher Bestimmungen ist:
AVANCIS GmbH
Solarstraße 3
04860 Torgau
Telefon: +49 (0)3421 7388-0
Telefax: +49 (0)3421 7388-111
E-Mail: impressum@avancis.de
II. Name und Anschrift des Datenschutzbeauftragten
Unseren Datenschutzbeauftragten, Herrn Dr. Kirmse, erreichen Sie unter:
KDSB Service GmbH
Telefon: +49 (0)341 221 710 69
Mail: d.kirmse@kdsb.gmbh
III. Besuch des Portals / Erstellung von Logfiles
1. Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung
Bei jedem Aufruf des Portals erheben wir bzw. der von uns mit dem technischen Betrieb des Portals beauftragte Dienstleister automatisiert Daten über den Zugriff auf den Server, auf dem das Portal gespeichert ist. Folgende Daten werden hierbei erhoben:
- Bezeichnung der abgerufenen Datei,
- Datum und Uhrzeit des Zugriffs,
- den Zugriffsstatus (Datei übertragen/Datei nicht gefunden),
- übertragene Datenmenge,
- Informationen über Browsertyp und -version Ihres Endgeräts,
- Informationen über das Betriebssystem Ihres Endgeräts,
- IP-Adresse des von Ihrem Endgerät genutzten Internetanschlusses und
- Website, von der Ihr Endgerät auf unser Portal gelangt ist (Referrer-URL)
Diese Daten werden auch automatisch in Protokolldateien (sog. Logfiles) unseres Systems gespeichert. Eine Speicherung der IP-Adresse erfolgt dabei nur in anonymisierter Form. Eine Speicherung der Daten zusammen mit anderen personenbezogenen Daten von Ihnen erfolgt nicht. Die Erstellung von personenbezogenen Nutzerprofilen ist daher nicht möglich.
2. Zweck der Datenverarbeitung / Rechtsgrundlage
Die Speicherung Ihrer IP-Adresse durch unser System während Ihres Aufenthalts auf dem Portal ist erforderlich, um die Auslieferung einer korrekten Ansicht des Portals an Ihr Endgerät zu ermöglichen. Hierfür muss die IP-Adresse für die Dauer der Sitzung gespeichert bleiben.
Die Speicherung in Logfiles erfolgt, um die Funktionsfähigkeit des Portals sicherzustellen. Zudem dienen uns die Daten zur Optimierung des Portals und zur Sicherstellung der
Sicherheit unserer informationstechnischen Systeme (z.B. zur Aufklärung von Missbrauchs- oder Betrugshandlungen).
Rechtsgrundlage für die vorübergehende Speicherung ist Art. 6 Abs. 1f) DSGVO. Unser berechtigtes Interesse an der Datenverarbeitung liegt darin, ein funktionsfähiges Portal bereitstellen und die Sicherheit unserer Systeme gewährleisten zu können.
3. Dauer der Speicherung
Logfile-Informationen werden für maximal 10 Tage gespeichert. Nach Ablauf der 10 Tage werden die Logfiles gelöscht. Daten, deren weitere Aufbewahrung zu Beweiszwecken erforderlich ist, sind bis zur endgültigen Klärung des jeweiligen Vorfalls von der Löschung ausgenommen.
4. Widerspruchs- und Beseitigungsmöglichkeit
Die Erfassung der Daten zur Bereitstellung des Portals und ihre Speicherung in Logfiles und Protokolldateien ist für die Erreichbarkeit und den sicheren Betrieb des Portals zwingend erforderlich. Es besteht deshalb keine Widerspruchsmöglichkeit.
IV. Entgegennahme der Meldung von Compliance-Verstößen
1. Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung
Über das Meldeformular auf dem Portal und die alternativ dazu benannten Kommunikationskanäle bieten wir die Möglichkeit, uns konkrete Anhaltspunkte zu Compliance-Verstößen zu melden. Als solche kommen bspw. Korruption, Verstöße gegen Rechnungslegungs- und Bilanzierungsregeln, Diebstahl, Betrug, Fälschen von Dokumenten, Untreue, Kartelle, unfairer Wettbewerb, Mobbing, Verrat von Geschäfts- oder Betriebsgeheimnissen, Interessenskonflikte, Insiderhandel sowie sonstiges strafbares oder ordnungswidriges Verhalten in Betracht.
Wenn Sie über das Meldeformular oder einen alternativen Kanal eine solche Meldung übermitteln, werden Ihre Eingaben zwecks Bearbeitung des Hinweises an unsere interne Meldestelle übermittelt und dort gespeichert. Dies betrifft auch die von Ihnen eventuell eingegebenen personenbezogenen Daten. Als interne Meldestelle haben wir unseren unter Ziff. II. benannten externen Datenschutzbeauftragten beauftragt.
Ihre Identität und alle weiteren im Rahmen einer Meldung eventuell übermittelten personenbezogenen Daten werden von unserer internen Meldestelle nach Maßgabe von §§ 8 f. HinSchG vertraulich behandelt und ausschließlich den Personen offenbart, die für die Prüfung von Meldungen oder für die Ergreifung von Folgemaßnahmen zuständig oder unterstützend tätig sind.
Eine Offenbarung Ihrer Identität oder eine Weitergabe sonstiger personenbezogener Daten an externe Stellen wie staatliche Ermittlungsbehörden oder Gerichte erfolgt ausschließlich dann, wenn wir dazu aufgrund rechtlicher Regelungen verpflichtet oder berechtigt sind. In diesem Fall werden wir Sie vorab über die Weitergabe informieren.
2. Zweck der Datenverarbeitung / Rechtsgrundlage
Unsere interne Meldestelle verarbeitet Ihre Daten zu dem Zweck, Ihre Meldung prüfen und Sie über den Fortgang, die Ergebnisse und evtl. ergriffene Maßnahmen unterrichten zu können.
Soweit wir gesetzlich dazu verpflichtet sind, Ihre Hinweise über eine interne Meldestelle entgegenzunehmen, erfolgt die Datenverarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO i. V. m. § 10 HinSchG. In allen übrigen Fällen beruht die Verarbeitung auf unserem berechtigten Interesse an der effektiven Kommunikation und Bearbeitung der an uns gerichteten Compliance-Meldungen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).
3. Dauer der Speicherung
Die von Ihnen zu Ihrer Person mitgeteilten Daten werden so lange aufbewahrt, wie es zur abschließenden Bearbeitung und Aufklärung einschließlich der Behebung eventuell festgestellter Defizite sowie zur Abwicklung gegebenenfalls damit verbundener behördlicher oder gerichtlicher Verfahren erforderlich ist. Ihre personenbezogenen Daten werden auch danach aufbewahrt, wenn dies aufgrund gesetzlicher, behördlicher oder vertraglicher Aufbewahrungspflichten erforderlich oder gesetzlich zulässig ist. Ihre personenbezogenen Daten werden entsprechend der geltenden gesetzlichen Vorgaben gelöscht.
4. Widerspruchs- und Beseitigungsmöglichkeit
Soweit die Verarbeitung personenbezogener Daten erforderlich ist, um eine uns obliegende gesetzliche Pflicht zur Entgegennahme und Bearbeitung von Meldungen zu Compliance-Verstößen über eine interne Meldestelle zu erfüllen, können Sie der Verarbeitung der dafür erforderlichen Daten nicht widersprechen. Wenn Sie nicht möchten, dass personenbezogene Daten von Ihnen wie beschrieben erhoben, verarbeitet und genutzt werden, können Sie Ihre Meldung auch anonym abgeben. Die Angabe Ihrer personenbezogenen Daten ist, wie auch die Nutzung des Meldeportals, freiwillig.
V. Ihre Rechte als Betroffener
Werden im Rahmen der Nutzung des Portals oder in sonstigem Kontext durch uns personenbezogene Daten von Ihnen verarbeitet, sind Sie Betroffener i. S. d. DSGVO. Damit stehen Ihnen gegenüber uns als Verantwortlichem folgende Rechte zu:
Sie können von uns jederzeit Auskunft darüber verlangen, ob personenbezogene Daten, die Sie betreffen, von uns verarbeitet werden. Liegt eine solche Verarbeitung vor, haben Sie ein Recht auf weitergehende Auskunft und Information über:
- die Zwecke, zu denen die personenbezogenen Daten verarbeitet werden;
- die Kategorien von personenbezogenen Daten, welche verarbeitet werden;
- die Empfänger bzw. die Kategorien von Empfängern, gegenüber denen wir die Sie betreffenden personenbezogenen Daten offengelegt haben oder offenlegen werden;
- die geplante Dauer der Speicherung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten oder, falls konkrete Angaben hierzu nicht möglich sind, Kriterien für die Festlegung der Speicherdauer;
- das Bestehen eines Rechts auf Berichtigung oder Löschung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten, eines Rechts auf Einschränkung der Verarbeitung durch uns oder eines Widerspruchsrechts gegen diese Verarbeitung;
- das Bestehen eines Beschwerderechts bei einer Aufsichtsbehörde;
- alle verfügbaren Informationen über die Herkunft der Daten, wenn wir diese nicht bei Ihnen erhoben haben;
- das Bestehen einer automatisierten Entscheidungsfindung einschließlich Profiling gemäß 22 Abs. 1 und 4 DSGVO und – zumindest in diesen Fällen – aussagekräftige Informationen über die involvierte Logik sowie die Tragweite und die angestrebten Auswirkungen einer derartigen Verarbeitung für Sie als betroffene Person.
Ihnen steht das Recht zu, Auskunft darüber zu verlangen, ob die Sie betreffenden personenbezogenen Daten in ein Drittland oder an eine internationale Organisation übermittelt werden. In diesem Zusammenhang können Sie verlangen, über die geeigneten Garantien gem. Art. 46 DSGVO im Zusammenhang mit der Übermittlung unterrichtet zu werden.
2. Recht auf Berichtigung, Art 16 DSGVO
Ihnen steht uns gegenüber ein Recht auf Berichtigung und/oder Vervollständigung zu, sofern die verarbeiteten personenbezogenen Daten, die Sie betreffen, unrichtig oder unvollständig sind. Üben Sie dieses Recht aus, werden wir die Berichtigung unverzüglich vornehmen.
3. Recht auf Einschränkung der Verarbeitung, Art. 18 DSGVO
Sie können die Einschränkung der Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten von uns verlangen, wenn:
- Sie die Richtigkeit der Daten bestreiten, und zwar für eine Dauer, die uns ermöglicht, die Richtigkeit der Daten zu überprüfen;
- die Verarbeitung unrechtmäßig ist, Sie die Löschung der Daten jedoch ablehnen und stattdessen die Einschränkung der Nutzung der Daten verlangen;
- wir die Daten für die Zwecke der Verarbeitung nicht länger benötigen, Sie diese jedoch zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigen, oder
- Sie Widerspruch gegen die Verarbeitung gemäß 21 Abs. 1 DSGVO eingelegt haben und noch nicht feststeht, ob die berechtigten Gründe von uns gegenüber Ihren Gründen überwiegen.
Haben wir die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten auf Ihr entsprechendes Verlangen eingeschränkt, dürfen diese Daten – von ihrer Speicherung abgesehen – nur mit Ihrer Einwilligung oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen oder zum Schutz der Rechte einer anderen natürlichen oder juristischen Person oder aus Gründen eines wichtigen öffentlichen Interesses der Union oder eines Mitgliedstaats weiter von uns verarbeitet werden.
Haben Sie die Einschränkung der Verarbeitung nach den o.g. Voraussetzungen uns gegenüber durchgesetzt, werden wir Sie unterrichten, bevor wir die Einschränkung aufheben.
Sie können von uns verlangen, dass die Sie betreffenden personenbezogenen Daten unverzüglich gelöscht werden. Wir sind verpflichtet, diese Daten unverzüglich zu löschen, sofern
- die Daten für die Zwecke, für die sie erhoben oder auf sonstige Weise verarbeitet wurden, nicht mehr notwendig sind;
- Sie Ihre Einwilligung, auf die sich die Verarbeitung gem. 6 Abs. 1 lit. a oder Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO stützte, widerrufen und eine anderweitige Rechtsgrundlage für die Verarbeitung fehlt;
- Sie gem. 21 Abs. 1 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung einlegen und keine vorrangigen berechtigten Gründe für die Verarbeitung vorliegen;
- Sie gem. 21 Abs. 2 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung einlegen;
- die Sie betreffenden Daten unrechtmäßig verarbeitet wurden;
- die Löschung der Sie betreffenden Daten zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung nach dem Unionsrecht oder dem Recht der Mitgliedstaaten, dem wir unterliegen, erforderlich ist oder
- die Sie betreffenden Daten in Bezug auf angebotene Dienste der Informationsgesellschaft gemäß 8 Abs. 1 DSGVO erhoben wurden.
Haben wir die Sie betreffenden personenbezogenen Daten öffentlich gemacht und sind wir gem. Art. 17 Abs. 1 DSGVO zur Löschung verpflichtet, so treffen wir unter Berücksichtigung der verfügbaren Technologie und der Implementierungskosten angemessene Maßnahmen, auch technischer Art, um andere für die Datenverarbeitung Verantwortliche, die die personenbezogenen Daten verarbeiten, darüber zu informieren, dass Sie als betroffene Person die Löschung aller Links zu diesen Daten oder von Kopien oder Replikationen dieser Daten verlangt haben.
Das Recht auf Löschung besteht nicht, soweit die Verarbeitung erforderlich ist
- zur Ausübung des Rechts auf freie Meinungsäußerung und Information;
- zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, die die Verarbeitung nach dem Recht der Union oder der Mitgliedstaaten, dem wir unterliegen, erfordert, oder zur Wahrnehmung einer Aufgabe, die im öffentlichen Interesse liegt oder in Ausübung öffentlicher Gewalt erfolgt, die uns übertragen wurde;
- aus Gründen des öffentlichen Interesses im Bereich der öffentlichen Gesundheit gemäß 9 Abs. 2 lit. h und i sowie Art. 9 Abs. 3 DSGVO;
- für im öffentlichen Interesse liegende Archivzwecke, wissenschaftliche oder historische Forschungszwecke oder für statistische Zwecke gem. 89 Abs. 1 DSGVO, soweit das unter Abschnitt a) genannte Recht voraussichtlich die Verwirklichung der Ziele dieser Verarbeitung unmöglich macht oder ernsthaft beeinträchtigt, oder
- zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.
5. Recht auf Unterrichtung, Art. 19 DSGVO
Haben Sie das Recht auf Berichtigung, Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung uns gegenüber geltend gemacht, sind wir verpflichtet, allen Empfängern, denen wir Sie betreffende personenbezogene Daten offengelegt haben, diese Berichtigung oder Löschung der Daten oder Einschränkung der Verarbeitung mitzuteilen, es sei denn, dies erweist sich als unmöglich oder ist mit einem unverhältnismäßigen Aufwand verbunden. Ihnen steht uns gegenüber das Recht zu, über diese Empfänger unterrichtet zu werden.
6. Recht auf Datenübertragbarkeit, Art. 20 DSGVO
Sie haben das Recht, die Sie betreffenden personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten. Außerdem haben Sie das Recht, diese Daten einem anderen Verantwortlichen ohne Behinderung durch uns zu übermitteln, sofern
In Ausübung dieses Rechts haben Sie ferner das Recht, zu erwirken, dass die Sie betreffenden personenbezogenen Daten von uns direkt einem anderen Verantwortlichen übermittelt werden, soweit dies technisch machbar ist. Freiheiten und Rechte anderer Personen dürfen hierdurch nicht beeinträchtigt werden.
Das Recht auf Datenübertragbarkeit gilt nicht für eine Verarbeitung personenbezogener Daten, die für die Wahrnehmung einer Aufgabe erforderlich ist, die im öffentlichen Interesse liegt oder in Ausübung öffentlicher Gewalt erfolgt, die uns übertragen wurde.
Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten, die aufgrund von Art. 6 Abs. 1 lit. e oder f DSGVO erfolgt, Widerspruch einzulegen. Dies gilt auch für ein Profiling, das sich auf diese Bestimmungen stützt.
Wir verarbeiten die Sie betreffenden personenbezogenen Daten anschließend nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.
Werden die Sie betreffenden personenbezogenen Daten verarbeitet, um Direktwerbung zu betreiben, haben Sie das Recht, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten zum Zwecke derartiger Werbung einzulegen; dies gilt auch für das Profiling, soweit es mit solcher Direktwerbung in Verbindung steht.
Widersprechen Sie der Verarbeitung für Zwecke der Direktwerbung, so werden die Sie betreffenden personenbezogenen Daten nicht mehr für diese Zwecke verarbeitet.
Sie haben die Möglichkeit, im Zusammenhang mit der Nutzung von Diensten der Informationsgesellschaft – ungeachtet der Richtlinie 2002/58/EG – Ihr Widerspruchsrecht mittels automatisierter Verfahren auszuüben, bei denen technische Spezifikationen verwendet werden.
8. Recht auf Widerruf der Einwilligungserklärung, Art. 7 Abs. 3 DSGVO
Verarbeiten wir personenbezogene Daten von Ihnen auf Grundlage einer entsprechenden Einwilligung, haben Sie das Recht, Ihre Einwilligungserklärung jederzeit zu widerrufen. Der Widerruf der Einwilligung hat keinen Einfluss auf die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung auf Grundlage der Einwilligung bis zum Widerruf.
9. Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde, Art. 77 DSGVO
Unbeschadet eines anderweitigen verwaltungsrechtlichen oder gerichtlichen Rechtsbehelfs steht Ihnen das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde, insbesondere in dem Mitgliedstaat Ihres Aufenthaltsorts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Ortes des mutmaßlichen Verstoßes, zu, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der dich betreffenden personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt.
Reichen Sie Beschwerde ein, unterrichtet die Aufsichtsbehörde Sie über den Stand und die Ergebnisse der Beschwerde einschließlich der Möglichkeit eines gerichtlichen Rechtsbehelfs nach Art. 78 DSGVO.
